Terug naar het overzicht

EventInsight ontwikkelt digitaal perspectief na coronaklap

Wat als je bedrijfsomzet door de coronacrisis bijna volledig wegvalt? De snelgroeiende Groninger startup EventInsight ging van plan A naar plan B, C en zelfs D, allemaal gericht op schadebeperking. Tot de ondernemers gingen omdenken: hoe maken we van deze crisis een kans? Waar hebben onze klanten nu behoefte aan? Ze werkten keihard aan een digitaal alternatief om grote congressen tóch door te laten gaan. Met succes: de eerste boekingen staan al.

Door de focus op congressen van honderd deelnemers of meer, was EventInsight één van de eerste bedrijven in de evenementenbranche die hard werd geraakt door de maatregelen om het COVID-19 virus in te dammen. ‘Het regende afzeggingen’, vertelt technisch directeur Bas Krijgsman, die samen met Ruben Haring de startup van de grond tilde. ‘Terwijl we net in een enorme opwaartse spiraal zaten. Mede doordat in het voorjaar van 2019 investeerders aanhaakten – waaronder de NOM – werkten we al met een team van zestien mensen aan onze groeiende orderportefeuille. En toen viel opeens 95 procent van de omzet volledig weg. Wat een drama.’

Meer impact dan gedacht

Al vlot in februari had EventInsight werktijdverkorting geregeld. ‘Dat komt omdat we redelijk voorbereid waren’, zegt Krijgsman. ‘Mijn tweelingbroer werkt in China en zijn ervaringen maakten ons bewust van de mogelijke impact op onze business als het virus verder zou oprukken. Toch hadden we niet voorzien dat het zó snel en zó mis kon gaan. Het ene na het andere doemscenario volgde. Onze event app en aanvullende diensten worden ingezet bij grote congressen in heel Europa en daarbuiten, maar in alle landen speelt dezelfde problematiek. Onze eerste reactie was damage control. Noodplannen bedenken om de schade zoveel mogelijk te beperken. Tot we ons afvroegen: welke problemen hebben onze klanten en hoe kunnen wij hen daarbij helpen, zodat we allemaal sterker door de crisis komen?’

Focus op netwerken

Ter achtergrond: EventInsight doet zaken met opdrachtgevers als AFAS, Bosch, Kamer van Koophandel, het UMCG en Unesco bij de organisatie van grote beurzen en congressen. Krijgsman: ‘Met onze event apps en dienstpakketten bieden we maatwerk. Onze klanten kunnen diverse innovatieve tools inzetten om enerzijds zelf zinvolle data te genereren en anderzijds bezoekers te helpen hun tijd op het event zo efficiënt mogelijk te besteden. Wij zetten onze technologie én nieuwsgierigheid in om grote professionele evenementen te verbeteren, met focus op het netwerken. Daarin zijn we onderscheidend en daarom maakten we ook zo’n vliegende start. Ook bij een evenement draait alles om de juiste contacten en daar dragen onze apps aan bij.’

Let’s Get Digital

Krijgsman en consorten beseften dat door het verplicht annuleren van professionele evenementen een belangrijk platform voor ontmoeting en kennisuitwisseling wegvalt voor hun klanten. ‘Dat geldt op korte termijn, maar ook op langere termijn, omdat er nog zoveel onzekerheid is over de impact van het virus’, stelt de technisch directeur. ‘Zo kwamen we op het idee een back-up te ontwikkelen voor beurzen en congressen die na de zomer gepland staan. Zodat onze klanten minder risico lopen dat die straks óók niet doorgaan, met alle financiële gevolgen van dien. Bij evenementen van dit niveau schiet livestreaming of videoconferencing tekort. Dan mis je de beleving die hoort bij een congres. Daarom hebben wij een platform ontwikkeld waarmee we aan grote groepen deelnemers van events een inspirerende digitale ervaring kunnen bieden: Let’s Get Digital.’

Bezoekers online meenemen

EventInsight ging rond de tafel met de Noord-Nederlandse bedrijven Bano Event Technology, Martiniplaza, TCKL en softwarepartner Aanmelder.nl om het platform verder uit te werken. ‘We hebben alle bestaande mogelijkheden gekoppeld en nagedacht over hoe we digitale bezoekers echt kunnen meenemen in een online event’, legt Krijgsman uit. ‘Bijvoorbeeld door mensen te laten inchecken in een digitale lobby en hen te begeleiden naar de verschillende digitale zalen. Van keynote sprekers tot workshops en van zakelijk speeddaten tot netwerklunches: alle elementen van een live event zijn virtueel verwerkt in ons platform. Met alle benodigde automatische verbindingen. Alleen voor koffie en versnaperingen moeten de deelnemers zelf zorgen; al zijn we druk bezig om met een wereldwijd actieve partij te onderzoeken of we op de dag van het event een lunch thuis kunnen bezorgen.’

Animo is groot

Technisch staat alles in de steigers en het platform kan virtueel worden aangekleed in de huisstijl van klanten. EventInsight is er helemaal klaar voor. ‘Sinds we ons plan afgelopen maandag lanceerden, krijgen we alleen maar positieve reacties. De demo-agenda staat al bomvol en op 7 april gaat een reeds gepland congres in Amerika van één van onze klanten alsnog door via Let’s get Digital. Dat is natuurlijk geweldig. Voor ons betekent het schakelen naar een andere manier van werken en dat is ongetwijfeld een proces van trial and error, maar we staan te popelen om onze klanten zo goed mogelijk van dienst te zijn. We zijn er in eerste instantie voor de zakelijke markt en kunnen digitale evenementen inrichten voor 50 tot 1000 deelnemers. Intussen blijven we opschalen en waar nodig waarde toevoegen met extra digitale tools.’

Sterk staaltje flexibiliteit

Investmentmanager Klaas Kooistra van de NOM is trots op het initiatief en snelle handelen van EventInsight. ‘Dit bedrijf zat enorm in de lift, tot die grote coronaklap kwam. Hoe zij zich in korte tijd hebben herpakt en negatieve ontwikkelingen zó positief hebben omgebogen, getuigt van een sterk staaltje flexibiliteit en weerbaarheid.’ Het perspectief dat de startup met Let’s Get Digital heeft gecreëerd, geeft hernieuwde energie bij het bedrijf. ‘We hopen zo snel mogelijk weer back on track te zijn en ons hele team weer aan het werk te hebben’, zegt Krijgsman. ‘Bovendien zijn we heel benieuwd hoe dit uitpakt. Zodra het virusgevaar is geweken, gaan mensen elkaar weer live opzoeken, want menselijk contact is onvervangbaar. Toch kan Let’s Get Digital prima van betekenis blijven voor congressen. Als back-up, maar ook als optie voor deelnemers die er niet live bij kunnen zijn. Bepaalde elementen gaan we in de toekomst vast vaker gebruiken.’

Bekijk de website van Lets Get Digital Bekijk de website van EventInsight