Terug naar het overzicht

Helma Wolken: ‘Stop dossieropbouw’!

Dat klinkt menigeen waarschijnlijk als muziek in de oren. Hebben we niet allemaal een hekel aan verslaglegging? Dat geldt zeker voor zo’n lastig onderwerp als disfunctioneren. Helaas, ik ga niet vertellen dat dat niet meer noodzakelijk is. De nieuwe wetgeving rondom het ontslagrecht vraagt om gedegen dossieropbouw. Maar in plaats van te kiezen voor de negatieve insteek, kun je ook kiezen voor een positieve insteek als je zaken over het functioneren gaat vastleggen. Vandaar mijn oproep: stop met dossieropbouw, maar start met dossiermanagement!

Gevolgen nieuw ontslagrecht

Het ontslagrecht is sinds 1 juli 2015 eenvoudiger, sneller, eerlijker en minder kostbaar voor werkgevers. Dit zijn de woorden die de rijksoverheid gebruikt op hun site over de uitleg van deze wet. Er is nu 1 vaste ontslagroute. Bedrijfseconomisch ontslag en ontslag door langdurige arbeidsongeschiktheid gaan via het UWV. Ontslag om andere redenen gaat via de kantonrechter.

Prachtige uitgangspunten waar werkgevers blij van worden, toch? In de praktijk worden de gevolgen van deze wetswijziging echter heel anders ervaren. Dit werd duidelijk tijdens een inspirerende bijeenkomst die ik hierover heb bijgewoond. In tegenstelling tot hetgeen de overheid pretendeert, is het in ieder geval lastiger geworden om een medewerker te ontslaan bij disfunctioneren onder het nieuwe ontslagrecht.

De eerste uitspraken over ontslagverzoeken bij disfunctioneren onder de nieuwe wetgeving  laten zien dat een rechter een verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst afwijst als:

  • De werknemer niet tijdig is ingelicht over het disfunctioneren.
  • Er geen verbetertraject is doorlopen.
  • Er onvoldoende zorg voor scholing en arbeidsomstandigheden is.

Zowel werkgever als werknemer moeten hierin actief actie ondernemen. Daarnaast moet dit alles natuurlijk blijken uit het dossier.

Dossiermanagement vs. dossieropbouw

Dit sluit mooi aan bij het punt dat ik onder de aandacht wil brengen. Is dit ook niet gewoon waar goed werkgever- en werknemerschap over gaat? Is het zo vreemd om te stellen dat beide

Helma Wolken: 'Stop dossieropbouw'!

partijen zich moeten blijven inspannen om een werknemer inzetbaar te houden? Dat begint al direct vanaf de eerste werkdag en niet pas als het functioneren al onder de norm is. Daarbij zit voor mij ook precies het verschil tussen dossieropbouw en dossiermanagement.

Dossieropbouw, heeft bij voorbaat vaak al iets negatiefs. De werkgever begint er meestal mee met een bepaald einddoel voor ogen: afscheid nemen van de betrokken medewerker. Eerlijk gezegd is dit te laat omdat je daarmee een aantal stappen overslaat. De vraag is of een medewerker dan nog een eerlijke kans krijgt. En dat is waar de nieuwe wetgeving een stokje voor steekt. Je kunt je afvragen wie er in zo’n situatie heeft gefaald. De medewerker die niet goed functioneert of de werkgever die nalatig is geweest?

Bij dossiermanagement maak je er een gewoonte van om structureel zaken waarover je afspraken hebt gemaakt vast te leggen. Ongeacht of dit om positieve of minder positieve zaken gaat. Afspraken maken met elkaar en er voor zorgen dat datgene wat je hebt afgesproken wordt gedaan hoort bij leidinggeven. Sterker nog, werknemers ervaren dit vaak ook als prettig. Ze weten wat er van hen verwacht wordt, wat goed gaat én waar de verbeterpunten liggen. De leidinggevende kan doen waar hij/zij voor is; namelijk de werknemer de juiste begeleiding daarin bieden. De kapstok van het dossier zijn de formele gespreksverslagen. Tussentijds voer je één op één gesprekken. Komen hier zaken uit die tot een verbetering of verslechtering leiden van hetgeen je in de formele gesprekmomenten hebt uitgesproken en met elkaar hebt vastgelegd? Hup, even een bevestiging er achter aan naar de betreffende medewerker, dat kan gewoon per email.

Tips voor een goede verslaglegging:

Waar moet je opletten als je zaken vast gaat leggen in een verslag:

  • Wees kritisch en concreet.
  • Schroom niet om zaken te benoemen.
  • Benoem zowel positieve als minder positieve zaken of verbeterpunten.
  • Maak gebruik van voorbeelden.
  • Deel alle verslagen met de medewerker en laat de formele verslagen ondertekenen.

Ik hoor vaak of het niet kinderachtig is om alles zo vast te leggen. Elkaar aanspreken op gedrag of afspraken vastleggen kinderachtig? Zeker niet! Het is kinderachtig als iemand om 5 voor 12 moet horen dat het niet goed gaat en het besluit om afscheid te nemen eigenlijk al is genomen, zonder dat je een eerlijke kans krijgt om hier iets aan te doen. Door dossiermanagement in te voeren wordt een dossier gevormd dat wel WWZ-proof is. Een dossier waarmee je dus  bij een rechter kunt aankomen, mocht het toch uitdraaien op een ontslag. Maar het zou ook zomaar kunnen dat dit helpt om samen zaken die verbetering behoeven op tijd te signaleren én om samen de gewenste richting in te bewegen. In goed Nederlands: een win-win situatie!

Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen? Meld je aan voor de NOMMER

Aanmelden