Klokkenluidersregeling

Regeling inzake het omgaan met het vermoeden van een misstand.

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:
- de werknemer: degene die in dienstverband, of anderszins gedurende langere periode, werkzaam is ten behoeve van de vennootschap en haar dochtermaatschappijen;
- de vennootschap: N.V. NOM, Investerings- en Ontwikkelingsmaatschappij voor Noord-Nederland
- de directeur, de directeur van de vennootschap;
- de voorzitter van de Raad van Commissarissen: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van de vennootschap;
- leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer;
- een vermoeden van een misstand; een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de vennootschap en/of een van de dochtermaatschappijen, in verband met:

a. een (dreigend) strafbaar feit;
b. een (dreigende) schending van wet- en regelgeving;
c. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van autoriteiten of personen die belast zijn met de uitvoering van of het toezicht op de naleving van wettelijke regelingen, of wettelijke opsporingsambtenaren;
d. een (dreigende) schending van binnen de onderneming geldende gedragsregels; of
e. een (dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.

2.1 Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 4 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leidinggevende of, indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht, bij de directeur. Melding aan de directeur kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende.

2.2 Alvorens de melding bij de leidinggevende formeel wordt vastgelegd, ontvangt de betrokkene de onderhavige regeling en wordt hij/zij expliciet erop gewezen dat de anonimiteit voor zover mogelijk wordt gewaarborgd (art. 2.6 en art. 4.6)

2.3 De leidinggevende (of de directeur) legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende draagt er zorg voor dat de directeur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de directeur een afschrift van de vastlegging ontvangt.

2.4 De directeur stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, respectievelijk aan de leidinggevende die deze bevestiging naar de betrokken werknemer doorleidt. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.

2.5 Bij ontvangst van de melding zal de leidinggevende de melding beoordelen en indien de melding gegrond is onverwijld een onderzoek starten. Indien de melding ongegrond wordt verklaard zal dit besluit en de gronden waarop dit besluit is gebaseerd worden medegedeeld aan de werknemer.

2.6 De werknemer verstrekt aan de leidinggevende alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en een onderzoek te verrichten.

2.7 De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de directeur wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.

3.1 Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de directeur schriftelijk op de hoogte gebracht van het standpunt van de directeur omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.

3.2 Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de directeur hiervan in kennis gesteld en wordt aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

I Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen

II Melding aan de directeur

I Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen

4.1 De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen, indien:

a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 3;
b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de vereiste termijn, bedoeld in het eerste en tweede lid van artikel 3;
c. de termijn, bedoeld in het tweede lid van artikel 3, gelet op alle omstandigheden, onredelijk lang is en de werknemer hiertegen bezwaar heeft gemaakt bij de directeur doch deze daarop niet een kortere, redelijke termijn heeft aangegeven;
d. het vermoeden van een misstand een bestuurder van de vennootschap betreft, of
e. er sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid.

4.2 Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorig lid onder e. doet zich voor, indien sprake is van:

a. een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding;
b. een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstandniet heeft weggenomen.

4.3 De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt.

4.4 De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Als de werknemer het vermoeden van een misstand al eerder heeft gemeld, dan wordt in de ontvangstbevestiging gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.

4.5 Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart.

4.6 De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is.

De werknemer dient, indien hij melding aan diens leidinggevende niet wenselijk acht, onverwijld bij de directeur melding te doen in ieder van de volgende gevallen:

a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang dit onmiddellijk noodzakelijk maakt;
b. een duidelijke dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
c. een wettelijke plicht of bevoegdheid tot het direct extern melden.

5.1 Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand. Daarbij wordt aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid.

5.2 Indien het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen hiervan in kennis gesteld en aangegeven binnen welke termijn hij een standpunt tegemoet kan zien.

6.1 De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling te goeder trouw een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.

6.2 De werknemer heeft het recht om een raadsman in de arm te nemen waarbij de lasten van deze rechtsbijstand, voorzover in redelijkheid gemaakt, voor rekening van de vennootschap zullen komen.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2006